Ercüment Erdem Av. Ali Sami Er

Aile Şirketlerinde Kurumsallaşma Ve Kuşaklar Arası Devir Yolunda Hukuki Bir Araç: İç Yönerge

Aralık 2015

İç yönerge, aile şirketleri için kurumsallaşmaya bir geçiş adımı olabilir. Hesap verilebilirlik ilkesi gözetilerek sağlanacak basit bir görev dağılımı, karar alma süreçlerinin farklılaşmasına ve yönetim kurulunun birdenbire icracı bir organ niteliğinden gözetim organı niteliğine kavuşmasını sağlayabilir. Ayrıca, şirketin kuşaklar arası daha planlı bir şekilde devrine de imkan tanıyabilir. Çünkü yönetimi delege etmek zor görünse de, esas zorluk temsil yetkisinin devrinde kendini göstermektedir. Şirket içi ilişkide, adeta patron yarısı olan 2. ve 3. jenerasyondan her bir yönetim kurulu üyesi, dış dünyada şirketin temsilinde çoğu zaman herhangi bir temsil yetkisine sahip değildir. Oysa ki, yönetim ve temsil yetkilerini birlikte düzenleyen iç yönerge ile bir sonraki kuşağa yapılacak devirin alt yapısı da sağlanabilir.

İç Yönerge Nedir?

İç yönerge, şirketin nasıl yönetileceğini ve üçüncü kişiler nezdinde nasıl temsil edileceğini ortaya koyan şirket içi ve şirket dışı olmak üzere sonuçlar doğuran, yönetim kurulunun yaptığı bir düzenlemedir.

İç Yönergede Neler Bulunur?

“Şirketin nasıl yönetileceğinden” kasıt, yönetimdeki görev paylaşımı, hangi yetkilerin yönetim kurulunda olduğu, hangilerinin devredildiği, yönetim görevlerinin tanımları ve iş akışı şemaları ile şirket içi hiyerarşik raporlama yapısını ortaya koyan bir yönetim sürecinin anlaşılır bir şekilde açıklanmasıdır. Aslında, yönetim sürecinin açıklandığı iç yönerge, pek çok şirketin kalite belgesi almak üzere hazırladığı görev tanımlarını kağıt üstünde kalmaktan işlevselliğe kavuşturmaktadır.

“Üçüncü kişiler nezdinde temsil” ise herkesin aşina olduğu imza sirküleri metnine benzemektedir. Buradaki tek fark, temsil yetkilerinin, ilgili yönetim görevlerinin karşısında belirginleşmesidir. Örneğin, finans müdürünün görev tanımı içerisinde yer alan uygun kredilerin araştırılması yönetim, kredi sözleşmesinin imzalanması ise temsil unsurunu oluşturmaktadır. İç yönergeyle verilecek temsil yetkisinin, konu veya parasal tutar doğrultusunda (ör: imzalanacak kredi sözleşmesinin belirli bir limite kadar veya kredinin türüne göre) sınırlandırılması mümkündür.

İç Yönergede Neler Bulunmaz?

Yazının hemen girişinde belirttiğim üzere, iç yönerge kurumsallaşma için bir araç olabilir. Ticaret Sicilleri de bu görüşü destekler nitelikte, sadece görev ve yetkilerin iç yönergede yer alacağını, ama ismen herhangi bir yetkilendirme yapılmayacağını belirtmektedir. Dolayısıyla, Mağaza Müdürü Ahmet Bey değil de sadece Mağaza Müdürünün temsil yetkileri iç yönergede yer alır. İsmen yetkilendirme ise aşağıda değineceğim üzere, ayrı bir yönetim kurulu (AŞ) veya müdürler kurulu (LŞ) kararıyla yapılır.

İç Yönergede Konu ve Tutar yönünden Sınırlama Yapılabilir mi?

Bu sorunun cevabı hem evet; hem de hayırdır. Eğer belirlenen görevlere iç yönergede yer alabilecek yetkililer atanıyorsa, bu kişiler açısından her türlü sınırlama yapılabilir. Fakat iç yönergede yer alamayacak yetkililer yönünden (ör: temsil yetkisine sahip yönetim kurulu üyeleri) bu şekilde bir sınırlama getirilmesi mümkün değildir.

İç Yönerge Çıkarmak için Alınması Gereken Kararlar Nelerdir?

İç yönerge çıkarılması için öncelikle esas sözleşmede yönetim kurulunun bu konuda yetkili olduğunu düzenleyen bir hüküm bulunması gereklidir[1]. Esas sözleşmede, şu şekilde yer alacak bir hüküm yeterli olacaktır: Yönetim kurulu sahip olduğu yönetim ve temsil yetkilerini kendisi kullanabileceği gibi bu konuda düzenleyeceği bir iç yönerge ile yetkilerini devir edebilir.

Bu hüküm yer almıyorsa, genel kurulun toplanarak esas sözleşmenin temsil ve yönetim yetkilerinin yer aldığı yönetim kurulu maddesini değiştirmesi gerekir. Genel kurulda bu yönde alınacak karar için en az ½ katılım oranı ve toplantıya katılan pay sahiplerinin çoğunluğunun kararı yeterlidir.

Esas sözleşmenin değiştirilmesiyle birlikte, hemen bu karar henüz tescil edilmeden yönetim kurulu aynı gün veya sonraki tarih içeren bir kararıyla, iç yönerge hazırlayabilir.

İç Yönergede Belirlenen Görevlere Atama Nasıl Yapılacaktır?

Söz konusu görevlere anonim şirketlerde atama yönetim kurulu, limited şirketlerde ise genel kurul yani ortaklar kurulu kararıyla yapılacaktır. Bu kararda, mutlaka ilgili kişinin TC kimlik numarası yer almalıdır. Dolayısıyla, iç yönerge kararından hemen sonra yeni bir yönetim kurulu (AŞ) veya genel kurul (LŞ) kararıyla iç yönergede belirlenen görevlere atama yapılacaktır. Ör: Şirketimizin X tarih ve Y sayılı yönetim kurulu kararı doğrultusunda çıkarılan İç Yönergemizde mağaza müdürü yetkilerini taşımak üzere Ahmet Beyin görevlendirilmesine […]

İç Yönergenin Tescil Edilmesi Gerekir mi?

İç yönergenin sadece temsile ilişkin bölümlerinin tescil edilmesi gereklidir. Başka bir ifadeyle yönetim yönünden yapılan düzenlemelerin tescili gerekli değildir. Yönetim yönünden yapılan düzenlemeler o şirkete ait mahrem bilgiler içerebilir. Bu bakımdan, kanun koyucu bu bölümlerin tescilini aramamıştır. Yönetim devrinin ortaya konmasını gerektiren herhangi bir dava söz konusu olduğu taktirde, ancak mahkeme kararıyla ifşa edilebilecek kadar gizli bir belge olarak yıllar boyunca gizli kalabilir.

Temsile ilişkin bölümlerin tescili ise gereklidir. Hemen yukarıda belirttiğim, iç yönergede belirlenen görevlere yapılacak atama kararının da tescili gereklidir.

Yazının bundan sonraki bölümünde, temsil yetkisi açısından iç yönergenin bir takım özelliklerine değinilecektir.

İç Yönerge Tescilinden Sonra Ne Yapılacaktır?

Tescil edilen iç yönerge sonrasında, uygulamada ticari hayatın hızlı seyri için gereken imza örneklerinin Noter vasıtasıyla tasdikidir. Bu tasdik işlemi neticesinde oluşan belge, şirketin imza sirkülerini oluşturmaktadır.

Kimlere İç Yönerge ile Temsil Yetkisi Verilebilir?

Şirkete hizmet sözleşmesiyle bağlı olan herhangi bir çalışan ve genel kurulda kendisine temsil yetkisi verilmemiş olan yönetim kurulu üyeleri iç yönerge ile yetkilendirilebilir. Dolayısıyla, ilk bakışta şirketle arasında işçi-işveren ilişkisi bulunmayan kişilerin iç yönergeyle yetkilendirilmesi mümkün değildir denilebilir. Fakat bu konuda kanunu lafzi olarak değil de, amacına uygun yorumlayacak olursak, aranılan özelliğin başlı başına bordrolu olmak değil de şirket için devamlı bir hizmet görmek olduğu da söylenebilir.[2] Ticaret sicilleri herhangi bir inceleme yapmadığı için uygulamada, grup şirketlerinde şirketin çalışanı olmayan kişilerin de iç yönergede yetkilendirildiği görülmektedir.

İç Yönergede Sınırlı Temsil Yetkisine Sahip Olmayan Kişiler de Yer Alabilir mi?

Kanunda bu konuda bir yasak olmadığı için şirketi birlikte temsil etmek üzere yetkilendirilmiş kişiler veya şube yetkilileri de iç yönergede yer alabilir. Fakat uygulamada, farklı sicil uygulamaları ile karşılaşmak mümkündür. Böyle bir uygulamanın faydası şirketin temsile ilişkin birden fazla belgeyle kendisini üçüncü kişilere anlatmasının önüne geçmektir. Ayrıca, kanundaki dağınık yapının şirketlere farklı belgeler temsil yetkisini devir etme gibi bir yük getirmemesi ticari hayatın yapısına daha uygundur. Dolayısıyla, müşterek veya münferit temsile ilişkin yönetim kurulu kararı ile iç yönerge uyarınca atanacak yetkililerin aynı kararda olması şirketler için daha pratik olacaktır.

İç Yönerge ile Yetkilendirilemeyecek Kişiler Ne Şekilde Yetkilendirilir?

Şirketlerin çalışanı olmayan bir kişiyi yönetim kurulu kararı veya temsilcileri (ör: yönetim kurulu üyeleri veya iç yönergedeki yetkilileri) vasıtasıyla vekaletle belirli bir işlem için yetkilendirmesi mümkündür. Bu yetkilendirmeler, ticaret sicilinde tescil ve ilan edilemez. Bunun yanında, genel yetkili bir vekil atanacaksa, bu kişi hukuken ticari mümessil yani ticari temsilci olarak addedilecek ve bu kişinin ticaret sicilinde tescili gerekecektir.

Uygulamada, noterler vekaletle verilen yetkileri incelemekte ve bu sırada, “şirketi en geniş şekilde temsile” gibi ifadelere rastladıklarında vekaleti çıkarmayarak bu hususun tescile tabi bir husus olduğunu ve yönetim kurulu kararıyla alınabileceğini belirtmektedir. Bu bakımdan, noterden çıkarılacak vekaletin mutlaka sınırlı bir işlem için veriliyor olması gerekmektedir.

İç Yönergede Değişiklik Yapıldığı Taktirde Bu da Tescile Tabi midir?

Kanun gereği tescile tabi hususlarda yapılan tüm değişiklikler tescile tabidir. Ancak burada da yine uygulama farklılıkları bulunduğuna dikkat çekmek gerekir. Kimi ticaret sicili müdürlüğü sadece değişikliğin tescilini ararken, kimisi değişikliği içeren iç yönergenin tümünün tescilini aramaktadır[3]. Ana sözleşme değişikliğinde sadece değişen maddenin tescil edildiği gibi, burada da zamanla uygulamanın yeknesaklaşacağı düşünülebilir.

İç Yönergenin Sorumluluk Açısından Etkisi Nedir?

İç yönerge sistemi, şirketi üçüncü kişilere karşı koruyabilecek bir kalkandır. Bu yüzden iç yönergenin mutlaka ticaret sicilinde tescili gereklidir. Şirketin iç yönergede yer alan temsilcileri vasıtasıyla yaptığı sözleşmelerle bağlı olabilmesi için mutlaka temsilcilerin, temsil yetkisine sahip olması gerekir. Aksi taktirde, yetkisiz bir temsilcinin yaptığı sözleşmeden dolayı sözleşmenin karşı tarafı şirketten hiçbir talepte bulunamaz. İşte bu noktada, tescil edilmiş iç yönergenin etkisi kendini göstermektedir. Sözleşmenin karşı tarafı, iç yönergedeki yetkilinin gerçekten yetkili olup olmadığını ilan edilmiş olan sicil gazetesinden teyit edebilir. Kısacası, herhangi bir yetkisiz temsil durumunda, tescil edilmiş iç yönerge sayesinde şirket korunacaktır.

Ne var ki, iç yönerge sistemi, yönetim kurulunu sorumluluk açısından rahatlatan bir araç değildir. TTK m. 371/7. fıkrada yer alan ifade iç yönerge suretiyle yetkilendirilen kişilerin yönetim kurulu ile müteselsilen sorumlu olduğunu belirtmektedir. Bunun anlamı, şirket ile yaptığı bir sözleşmeden dolayı, şirket bir zarara uğrarsa, ortaklar veya alacaklılar bu işlem nedeniyle iç yönergede belirlenen söz konusu işlemde imzası bulunan yetkililere başvurabileceği gibi, dilerse işlemde imzası bulunmayan; ama temsil yetkisi bulunan yönetim kurulu üyelerine de başvurabilir. Bu noktada, yönetim kurulu üyesi sorumluluğunu ilgili yetkiliyi seçmede, bu kişiye talimat verme ve gözetmede özen gösterdiğini ispat ederek sorumluluktan kurtulabilir[4].

Sonuç

İşin özü, yönetim ve temsil yetkilerinin devrine dönük şirkette özgün bir değerlendirmede bulunularak, mevcut imza sirkülerinizin iç yönerge sistemi çerçevesinde dikkate alınmasında büyük fayda vardır. Böylelikle hem şirketin kurumsallaşmasına dönük bir aşama kat edilebilir; hem de aile şirketleri bakımından kuşaklar arası devrin kolaylaşmasını da sağlayacak bir ön çalışma yapılmış olur. Tabi, bu çalışmanın mutlaka sorumluluk hukuku gözetilerek yapılması gereklidir. Yoksa ticareti kolaylaştırmak için düzenlenen basit bir imza sirküleri mahiyetinde konuya yeterince önem verilmediği takdirde, şirket için istenmeyen sonuçlar meydana gelebileceği gibi yetkisini devreden yönetim kurulu üyeleri bakımından da önemli bir sorumluluk doğabilir.



[1] Hukukçu olan okurlarımız için burada TTK’da sadece yönetim devri açısından esas sözleşmede hüküm bulunduğunu hatırlatalım. Dolayısıyla, temsil devri yönünden iç yönerge düzenlenmesi için esas sözleşmede hüküm bulunmasına gerek yoktur.

[2] Yanlı/Okutan Nilsson, s. 12 BATIDER C. XXX Sa. 4 2014.

[3] İstanbul Ticaret Sicili Müdürlüğü: “Şirket kayıtlarında tescil ve ilan edilmiş iç yönergede herhangi bir değişiklik yapılması veya mevcut iç yönergeye ilavelerin yapılacak olması halinde, ayrı tarih ve sayı ile düzenlenmiş yeni bir iç yönergenin tescil ve ilan edilmesi gerekmektedir.” http://www.ito.org.tr/wps/portal/tescil-ilan-kurulus?WCM_GLOBAL_CONTEXT=Sirket_Sinirli_Yetkili.

[4] Bununla beraber, doktrinde m. 371/7 uyarınca getirilen sorumluluk düzeninin m. 553 ile bertaraf edilmeyeceği de vurgulanmaktadır. Akdağ Güney s. 22 6552 sayılı Torba Kanun ile TTK m. 371’e Eklenen 7. Fıkraya İlişkin Değerlendirmeler www.arslanlibilimarsivi.com.