Ercüment Erdem Av. Nilay Çelebi

Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik

Ağustos 2012

Giriş

1 Temmuz 2012 tarihinde yürürlüğe giren 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu (“TTK”) piyasa ihtiyaçlarını karşılama, Avrupa Birliği’ne üyelik hedefi doğrultusunda Avrupa Birliği mevzuatına uyum sağlama ve işlemlerde şeffaflığın sağlanmasını hedefler. Bunun yanında, bilgi toplumu olmanın gerektirdiği e-devlet ve e-şirket yenilikleri de getirilir. Yapılan değişiklikler arasında önemli ve faydalı olarak nitelendirilebilecek bir örnek de; şirket genel kurul toplantılarının elektronik ortamda yapılabilmesidir. Buna dayanarak, 28.08.2012 tarihli 28395 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan, Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik (“Yönetmelik”) 01.10.2012 tarihinde yürürlüğe girecektir.

Yönetmeliğin kapsamı ve amacı

Elektronik ortamda genel kurulun toplanmasını öngören hüküm TTK’nın 1527. maddesidir. Hükme göre, “anonim şirketlerde genel kurullara elektronik ortamda katılma, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy verme, fizikî katılmanın ve oy vermenin bütün hukuki sonuçlarını doğurur”. Bu hükmün uygulama esasları ise Yönetmelik’te düzenlenmiştir. İşbu Yönetmelik, anonimşirket genel kurullarına elektronik ortamda katılmaya,öneride bulunmaya, görüşaçıklamaya ve oy kullanmaya ilişkin usul ve esasları, genel kurullara elektronik ortamda katılmaya ve oy vermeye ilişkin esas sözleşme hükmününörneğini, oyun hak sahibi veya temsilcisi tarafından kullanılmasının esaslarını, Elektronik Genel Kurul Sisteminin işleyişesaslarınıve bu sistemin katılımcılarının yükümlülüklerini kapsamaktadır.

Genel Kurula Elektronik Ortamda Katılmaya ve Oy Vermeye İlişkin Esas Sözleşme Hükmü Örneği ve Uygulama

Yönetmelik’in 5. maddesine göre, elektronik ortamda genel kurum sistemini yürürlüğe koymak isteyen şirketler, esas sözleşmelerinde düzenlemeye gitmelidir. Bu kapsamda, esas sözleşmede genel kurul toplantıları nezdinde yer alması gereken hüküm şu şekildedir:
“Genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılım; Şirketin genel kurul toplantılarına katılma hakkı bulunan hak sahipleri bu toplantılara, Türk Ticaret Kanununun 1527 nci maddesi uyarınca elektronik ortamda da katılabilir. Şirket, Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik hükümleri uyarınca hak sahiplerinin genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılmalarına, görüş açıklamalarına, öneride bulunmalarına ve oy kullanmalarına imkan tanıyacak elektronik genel kurul sistemini kurabileceği gibi bu amaç için oluşturulmuş sistemlerden de hizmet satın alabilir. Yapılacak tüm genel kurul toplantılarında esas sözleşmenin bu hükmü uyarınca, kurulmuş olan sistem üzerinden hak sahiplerinin ve temsilcilerinin, anılan Yönetmelik hükümlerinde belirtilen haklarını kullanabilmesi sağlanır.”
Hüküm, herhangi bir değişiklik yapılmadan esas sözleşmede yer almalıdır. Buna ek olarak ise, esas sözleşmesinde elektronik ortamda genel kurula imkan veren şirketler, hak sahiplerinin ve temsilcilerinin genel kurula elektronik ortamda katılabilmelerini ve oy verebilmelerini temin etmekle yükümlüdür.

Genel Kurula İlişkin Bilgi ve Belgelere Erişimin Sağlanması

Yönetmelik’in 6. maddesi uyarınca, elektronik ortamda genel kurulu uygulayacak şirketler, genel kurul toplantılarına ilişkin TTK ve esas sözleşme gereği yapılması zorunlu olan çağrıları, genel kurul öncesi hak sahiplerinin incelemesine sunulması zorunlu olan belgeleri ve toplantı gündemine ilişkin belgeleri, güvenli elektronik imzalı olarak, TTK’da öngörülen süreler içinde hak sahiplerinin erişimine hazır bulundurmakla yükümlüdür.

Genel kurula elektronik ortamda katılma bildirimi ve toplantıya katılım

Yönetmelik’in 7. ve 8. maddelerinde genel kurula elektronik ortamda katılma bildirimi ve toplantıya katılım düzenlenir. Buna göre, genel kurula elektronik ortamda şahsen veya temsilcileri aracılığıyla katılmak isteyen hak sahipleri bu tercihlerini sistemden bildirmek zorundadır. Genel kurula hak sahibi yerine temsilcinin katılacağı durumda temsilcinin kimlik bilgisinin sisteme kaydedilmesi zorunludur. Hak sahibi temsilci tayin ederken temsilcisini genel olarak yetkilendirebileceği gibi her bir gündem maddesine ilişkin ayrı ayrı da yetkilendirebilir. Katılma haklarını temsilci olarak kullanan kişi, temsil edilenin talimatına uygun oy kullanır.

Bu şekilde bildirimde bulunan hak sahibinin tercihini değiştirmesi de mümkündür. Hak sahibi, sistemden tercihini geri alabilir. Ancak elektronik ortamda katılma yönündeki talebini geriye almayan hak sahibi veya temsilcisi genel kurul toplantısına fiziken katılamaz.

Genel kurula elektronik ortamda katılım, hak sahiplerinin veya temsilcilerinin güvenli elektronik imzaları ile sisteme girmeleriyle gerçekleşir.

Elektronik Ortamda Görüş İletme ve Oy Verme

Yönetmelik’in 10. ve 11. maddelerinde görüş iletme ve oy verme halleri düzenlenir. Buna göre, hak sahibi veya temsilcisi, elektronik ortamda katıldığı genel kurul toplantısında görüşlerini iletir. Oylamaya geçilmesinin ardından ise, ilgililer oylarını sistem üzerinden kullanır.

Her gündem maddesinin toplantı başkanının oylamaya geçildiğini bildirmesinden sonra ayrı ayrı oylanması zorunludur. Hak sahibi veya temsilci ilgili gündem maddesine ilişkin olarak verdiği oyu değiştiremez.

Şirketlerin yükümlülükleri

Yönetmelik’in 13. maddesinde genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılma ve oy kullanma sistemini uygulayacakşirketlerin yükümlülükleri sayılır. Bunlar, sistemin bu Yönetmelik ve TTK hükümlerine uygunluğunu tespit ve tescil ettirmek, şirketlerin kendisi veya destek hizmeti aldıkları şirketler, sistemde yapılan tüm işlemlere ilişkin kayıtları, genel kurula elektronik ortamda katılan hak sahiplerinin ve temsilcilerinin kimlik bilgilerini, elektronik ortamda, bunların gizliliğini ve bütünlüğünü sağlayarak on yıl süreyle saklamak zorunluluğu gibi yükümlülüklerdir.

Sonuç

Yönetmelik’te; anonim şirket genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılma, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy kullanmaya ilişkin usul ve esasların düzenlenmektedir. TTK’nın ticari hayata ilişkin getirdiği yenilikler ve kolaylıklardan biri olarak şirket genel kurul toplantılarının elektronik ortamda yapılabilmesi gösterilir. Bu yeni düzenleme, şirket yönetimine hissedarların katılımını kolaylaştırır ve teşvik eder. Ayrıca söz konusu düzenleme, günümüz teknolojik ihtiyaçlarına da cevap vermektedir.