Ercüment Erdem Av. Mehveş Erdem

COVID-19’un Tahkime Etkisi

Nisan 2020

Giriş

Koronavirüs (COVID-19) tahkim süreçlerini birçok açıdan etkilemektedir. Mahkemelerin ve yerel yargı süreçlerinin yaşadığı engeller dikkate alındığında tahkimin esnek yapısı ve çevrimiçi (online) araçlara ulaşımdaki elverişlilik tahkime başvuruları uluslararası düzeyde artırabilir. Yaşanan bu güncel durum tahkimin gelişmesi ve değişmesi için özgür bir ortam hazırlar.

Bu doğrultuda birçok tahkim kurumu faaliyetlerini sürdürecekleri yönünde istek ve hazırlıklarını dile getirdi (birçok diğer kurumun yanı sıra örneğin, Milletlerarası Ticaret Odası (“MTO”), Londra Uluslararası Tahkim Mahkemesi, Uluslararası Yatırım Anlaşmazlıklarının Çözüm Merkezi gibi)[1]. Birçok tahkim kurumu COVID-19 sürecinde taraflara, avukatlara ve hakemlere yol göstermek amacıyla notlar, kılavuzlar ve çeşitli kaynaklar oluşturdu.

Bu kapsamda 09.04.2020 tarihinde MTO, COVID-19’un olası etkilerinin hangi yöntemlerle azaltılabileceğini ortaya koyan bir kılavuz yayınladı (“MTO Kılavuzu” veya “Kılavuz”)[2]. Bu hukuk postası makalesi MTO Kılavuzu ile COVID-19’un tahkime etkisini genel hatlarıyla ele alır.

Acil Durum Hakemi ve Seri Tahkim Kuralları

COVID-19 salgını dolayısıyla acil durum hakemi hızlı çözümler arayan taraflar için kullanışlı bir araçtır. Acil durum hakemi tarafların hakemlerin atanmasını beklemek istemedikleri durumlarda hızlı sonuçlar sağlayan bir alternatif çözüm yöntemidir. Birçok tahkim kurumunun bu doğrultuda kuralları bulunur[3]. Bu kurallar yüksek önem taşıyan ve kişilerin işlerini etkileyen durumlar için kullanışlı bir yöntemdir, özellikle, mücbir sebep ile ilgili konular acil durum hakemi kuralları eliyle verilecek bir acil durum önlemi ile daha çabuk çözüme ulaştırılabilir[4].

Aynı doğrultuda MTO gibi birçok kurum tarafından düzenlenen seri tahkim kuralları da sürelerin kısalmasına hizmet eden (örneğin, MTO Seri Tahkim Kuralları’nda bu süre dava yönetim toplantısından itibaren altı aydır) bu süreçte yararlı olabilecek kurallardır. Seri Tahkim Kuralları hakemlere duruşma yapmadan sadece belgeler üzerinden karar verme olanağı sağlayarak, dilekçe sayılarını sınırlandırarak ve görev belgesinin imzalanmasını bertaraf ederek tahkim sürecini basitleştirir[5].

MTO Kılavuzu

MTO Kılavuzu COVID-19 salgınının tahkim süreçlerine etkisini azaltmaya yönelik araçlar ile önlemler sunar. MTO Divanı, 15.04.2020 tarihli COVID-19 çevrimiçi seminerinde[6] MTO Divanı’nın ve Sekreterya’nın aktif olduğunu; ticari hayatın devamlılığına oldukça önem verilirken MTO çalışanlarının sağlığının da korunmasına büyük özen gösterildiğini belirtti. MTO’nun bu tutumu mevcut yargılamaların olabildiğince az etkilenerek sürdürülebilmesini ve yeni tahkim süreçlerinin başlatılmasını mümkün kılacaktır.

MTO Kılavuzu, MTO’nun halihazırda var olan kural ve araçlarının ne şekilde kullanılabileceğini hatırlatırken, dilekçelerin ve belgelerin ne şekilde sunulacağına, usulü konferanslara ve duruşmalara ilişkin de düzenlemeler içerir.

Genel Esaslar

MTO, hakem heyetinin değerlendirmesi ile karar taslağının hazırlanmasının ertelenmeyeceğini, bu süreçlerin uzaktan yürütülmesinin de mümkün olduğunu belirtir[7].

Kılavuz MTO bünyesinde halihazırda var olan araçlara atıf yaparken tahkim yargılamasıyla ilgili tüm kişilerin etkili dava yönetim teknikleri benimsemelerini teşvik eder[8]. Bu araçlar arasında, MTO Tahkim Kuralları (“MTO Kuralları”) Ek-IV’te yer alan Kılavuz, ICC Tahkim Kuralları Uyarınca Tahkim Yönetimi Hakkındaki Taraflara ve Hakem Heyetine Notu ve Tahkimin Etkin Yürütülmesi: Kurum Avukatları ve Diğer Taraf Temsilcileri için Rehber veya Tahkimde Zaman ve Masraf Kontrolü başlıklı raporlar yer alır.

MTO aynı zamanda MTO Kuralları Madde 24(3)’ü de ele alır. Bu madde hakem heyetlerine uygun usuli kuralları koyma veya usuli zaman çizelgesini değiştirme imkânı verir[9]. Hakem heyetlerine tanınan bu esneklik ve takdir yetkisi, salgın süresince de yararlı olacaktır. Bu kapsamda Kılavuz, başvurulabilecek önlemlerin detaylı bir listesini sunar.

Yargılama süresince tarafların ve hakem heyetinin sık bir şekilde iletişim kurarak etkili önlemleri alması teşvik edilir. Liste, tahdidi olmamakla birlikte aşağıdaki konuları içerir[10]:

  • Taleplerin veya savunmaların bir kısmının elenmesi;
  • Birtakım konuların ara kararlar eliyle çözümlenmesi, daha etkin olacaksa;
  • Duruşma yapılmadan karar verilebilecek konuların belirlenmesi;
  • Tarafların anlaşabileceği konuların belirlenmesi;
  • Usuli konferanslar düzenleyerek önemli konuların belirlenmesi;
  • Tanık/uzman beyanına gerek duyulmadan veya yazılı sorular ile çözülebilecek konuların belirlenmesi;
  • Yerinde inceleme/keşif gibi yöntemler yerine video sunumların veya ortak uzman raporlarının kullanılıp kullanılamayacağının kararlaştırılması;
  • Hakem heyeti tarafından atanan uzmanların değerlendirilmesi;
  • Sesli veya görüntülü görüşmeler yapılması;
  • Mutabık olunan vakıaların veya konuların taraflarca sunulmasının talep edilmesi;
  • Sunulacak dilekçelerin sayısının/içeriğinin kısıtlanmasının değerlendirilmesi; ve
  • MTO Seri Tahkim Kuralları’nın uygulanmasının değerlendirilmesi.

Belgelerin Sunulması

MTO, Sekreterya’nın 17.03.2020 tarihli Duyurusu ile sunulacak belgelerin elektronik olarak iletilmesini talep etti. Hakem heyeti ve taraflara Görev Belgesini elektronik olarak ve karşılıklı imza yöntemiyle imzalayabilecekleri belirtildi. Ayrıca tarafların kararın elektronik tebliği konusunda anlaşmaları da teşvik edildi[11].

Sanal (Çevrimiçi) Duruşmalar

MTO Kılavuzu, seyahat kısıtlamalarını ve sağlık çekincelerini göz önüne alarak duruşma ve görüşmelerin çevrimiçi yapılmasına yönelik düzenlemeler yapar. Ayrıca sanal duruşmalar yürütülürken dikkat edilmesi gereken noktalara da Kılavuz’da yer verilir.

MTO Kılavuz’un birçok yerinde hakem heyetlerinin tarafların masraflarını en aza indirecek hızlı yöntemler gözetmesi gerektiğinin altını çizer. Bu konular özellikle duruşmaların planlanmasında önemli rol oynar. Hakem heyetleri taraflara danışarak ve dış etkenleri gözeterek tek bir yerde yapılan yüz yüze duruşmaların gerekli olup olmadığına karar vermeli; eğer yüz yüze yapılacak duruşmalar zorunlu ve yapılması mümkünse sıhhi önlemlerin alınması risklerin en aza indirilmesi gerekir[12].

Öte yandan, duruşmaların fiziki katılım ile yapılması gerekli değilse, taraflar ve hakem heyeti duruşmanın sanal olarak gerçekleştirilmesine karar verebilir. Bu yönde bir karar verildiği durumda, usuli birçok konu gündeme gelir. Hakem heyetinin, taraflardan birinin itiraz etmesi durumunda dikkatli davranması gerekir, zira taraflardan birinin itirazına rağmen duruşmanın sanal olarak yapılması tenfiz engeli yaratabilir.

Kılavuz, taraflara ve hakem heyetine, bir “siber protokol” hazırlanmasını önerir ve Kılavuz Ek-II’de söz konusu protokolde yer alabilecek hükümlere yer verilir. Bu yönde düzenlenen siber protokoller eliyle uygulanabilir veri gizliliğine ilişkin düzenlemelere de uygunluk sağlanabilir[13].

Kılavuz’da ayrıca taraflar arasında usuli eşitlik ve adil bir yargılanma sağlanması için birtakım usuli önerilere yer verilir. Bu kapsamda Kılavuz Ek-I’de sanal duruşmalar için aşağıdaki noktaları içeren bir liste ile usuli ara karar taslağı yer alır:

  • Zaman dilimleri, başlangıç ve bitiş saatleri ve gün sayısı;
  • Lojistik düzenlemeler;
  • Kayıt yöntemleri;
  • Tercüme;
  • Kimlik teşhisi için usul;
  • Delil toplanması için usul; 
  • Görsel delillerin kullanımı; ve
  • Elektronik duruşma klasörü.

Seul Protokolü

Kore Ticari Tahkim Kurulu tarafından 18.03.2020 tarihinde yayımlanan Uluslararası Tahkimde Video Konferanslara İlişkin Seul Protokolü (“Seul Protokolü”), sanal duruşmalar için faydalı bir araçtır. Taraflar ve hakem heyeti, bu protokolde sunulan öneriler arasından ihtiyaçlarına ve durumun gerekliliklerine uygun düşen düzenlemeleri uygulayabilirler.

Seul Protokolü kısa bir belge olup yer, belgeler, tanık sorgulaması, gözlemciler, tanıklardan birinin atıf yapacağı belgenin sunulması, teknik gereklilikler, tercüme, yedek teknik planlama, kayıt ve hazırlık aşamasındaki düzenlemelere (örneğin yerleşim planı) ilişkin bölümler içerir.

ISTAC Çevrimiçi Duruşmalar

COVID-19 sürecinde İstanbul Tahkim Merkezi (“ISTAC”) de faaliyetini sürdüren kurumlar arasında yer alır. ISTAC bu süreçte taraflara ve hakemlere kolaylık sağlamak ve durumun getirilerine uygun gereçler sunmak amacıyla Çevrimiçi Duruşma Usul ve Esaslarını yayınladı. On maddeden oluşan bu usul ve esaslar çevrimiçi duruşmalara taraflardan birinin talebi üzerine veya hakemlerin uygun görmesi durumunda karar verilebileceğini düzenlerken, duruşma hazırlıkları, duruşmaya katılacak kişiler, duruşmanın yöntemi, belge sunumunu, hukuki dinlenilme hakkı, tanık veya bilirkişiler, tercümeler ve duruşmanın kaydına ilişkin hükümler içerir.

ISTAC Kuralları uyarınca yürütülen tahkim davalarında uygulanabilecek olan bu kurallar duruşmaların devamlılığı ve süreçlerin en az zararla yürütülebilmesi için faydalı bir araç olabilir.

Sonuç

Yargılama sürelerinin durdurulması gibi devlet mahkemelerinin karşılaştığı engeller, başta tahkim olmak üzere alternatif uyuşmazlık çözüm yöntemleri için yeni bir fırsat sunar. MTO gibi tahkim kurumlarının yaklaşımı ve tahkimin uyarlanabilir yapısı, mevcut yargılamalara devam edilmesini ve yeni tahkim taleplerinin sunulmasını beraberinde getirir. Tahkim heyeti ve taraflar arasındaki işbirliğinin yanı sıra tahkim kurumlarının sağladığı araçlar ve rehberlik tarafların bu zorlu süreci en az zararla atlatmalarına yardım edecektir.

[1] Birçok tahkim kurumu bir araya gelerek işbirliklerini ortaya koyan müşterek bir bildiri yayınladı. Bakınız; https://iccwbo.org/publication/arbitral-institutions-joint-statement-in-the-wake-of-the-covid-19-outbreak/.

[2] Kılavuzun İngilizce metni için bakınız; https://iccwbo.org/publication/arbitral-institutions-joint-statement-in-the-wake-of-the-covid-19-outbreak/.

[3] Balıkçı, Melissa: “Acil Durum Hakemi Yargılamalarına İlişkin MTO Raporu”, Erdem & Erdem Hukuk Postası, Şubat 2020Işık, Fatih: ICC 2012 Kuralları Kapsamında Acil Durum Hakemi”, Erdem & Erdem Hukuk Postası, Haziran 2013.

[4] Erdem, H. Ercüment: “MTO’dan Güncelleme: MTO Mücbir Sebep ve Aşırı İfa Güçlüğü Maddeleri 2020”, Erdem & Erdem Hukuk Postası, Mart 2020.

[5] Erdem, H. Ercüment: “Tahkimde Seri Yargılamaya İlişkin Güncel Konular”, Erdem & Erdem Hukuk Postası, Kasım 2017; Babur von Schwander, Ezgi: “ICC’nin Tahkimin Yürütülmesine İlişkin Kılavuzu Uyarınca ICC Seri Tahkim Kuralları”, Erdem & Erdem Hukuk Postası, Mart 2017; Işık, Fatih: “ICC Seri Tahkim Kuralları”, Erdem & Erdem Hukuk Postası, Ekim 2016.

[6] İngilizce dilindeki sunumun tamamı için bakınız; https://icc.academy/covid-19-resource-hub/.

[7] Kılavuz, par. 5.

[8] Kılavuz, par. 6, 7.

[9] MTO Kuralları 24(3): “Verimli bir dava yönetiminin devamlılığının sağlanması için, hakem kurulu, bir başka toplantı yaparak veya başka bir şekilde taraflara danıştıktan sonra, usule ilişkin başka önlemler alabilir veya usul programını değiştirebilir.”

[10] Kılavuz, par. 8

[11] Kılavuz, bölüm 5.

[12] Kılavuz, par. 20.

[13] Kılavuz, par. 26, 27.