Ercüment Erdem Av. Hazel Coşkun Baylan

Fiziki Yönetim Kurulu Toplantılarına İki Alternatif: Elden Dolaştırma Yöntemi ve Elektronik Toplantılar

Nisan 2020

Giriş

Tüm dünyanın Covid-19 salgınıyla mücadele ettiği, sokağa çıkma yasaklarının ve fiziksel temas kısıtlamalarının getirildiği günümüzde, şirket yönetimlerinin ve hızlı karar alma süreçlerinin olumsuz etkilenmemesi gerekirken aynı zamanda bu süreçlere katılımın yönetim kurulu üyelerinin sağlığına karşı bir tehdit oluşturmaması gerekir. Bu amaçla, fiziki yönetim kurulu toplantıları yerine iki alternatif metottan yararlanılabilir. Bu metotlardan ilki toplantı yapmaksızın karar almaya olanak sağlayan elden dolaştırma yöntemi, diğeri ise dijital çağın ve çok uluslu şirketlerin yönetimsel bir gerekliliği olarak ortaya çıkmış olan yönetim kurulu toplantılarının sanal ortam üzerinden yürütülmesine olanak sağlayan elektronik yönetim kurulu sistemidir. Bu makalede, bu iki yöntem uyarınca yönetim kurulunun fiziken toplanmadan nasıl hukuken geçerli kararlar alabileceği incelenir.

Elden Dolaştırma Yöntemi

Fiziki yönetim kurulu toplantılarının ilk ve en kolay alternatifi, yönetim kurulu kararlarının elden dolaştırma yöntemi ile alınmasıdır. İstisnai bir karar alma yöntemi olarak belirlenen elden dolaştırma yöntemi, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu (“TTK”) m. 390/4’te düzenlenir. Buna göre, yönetim kurulu üyelerinden hiçbirinin toplantı yapılması isteminde bulunmaması halinde, üyelerden biri belirli bir konuda, yönetim kurulu kararı şeklinde yazılmış bir öneride bulunabilir. Bu yazılı öneri tüm yönetim kurulu üyelerine iletilir, üye tamsayısının çoğunluğu tarafından yazılı olarak kabul edilir ve üyelerin imzalarını içerir şekilde yönetim kurulu karar defterine yapıştırılır ise, öneri geçerli bir yönetim kurulu kararına dönüşür.

Yönetim kurulu üyeleri söz konusu öneriyi kendi aralarında video konferans veya telefon yoluyla istişare edebilirler. Bununla birlikte, elden dolaştırma yöntemini uygulayarak geçerli yönetim kurulu kararı alınabilmesi için, hiçbir üyenin toplantı yapılması talebinde bulunmaması gerekir. Üyelerden birinin bile toplantı yapılması talebinde bulunması halinde, bu yöntem kullanılarak karar alınamaz.

Elden dolaştırma yönteminde, tüm yönetim kurulu üyelerinin yönetim kurulu kararına atacakları imzaların aynı kağıtta bulunmasına da gerek yoktur. Öneride bulunan yönetim kurulu üyesinin yönetim kurulu kararı şeklinde hazırladığı metin, diğer yönetim kurulu üyeleri tarafından bulundukları ortamda basılarak imzalanabilir. Ayrıca, önerinin elektronik ortamda yönetim kurulu yapılmasına olanak sağlayan elektronik toplantı sisteminde yer alması şartıyla, elektronik toplantı sistemi üzerinden güvenli elektronik imza ile de imzalanabilir. Bununla birlikte, imzalı kağıtların her birinin toplanarak yönetim kurulu karar defterine yapıştırılması geçerlilik şartıdır.

Elektronik Yönetim Kurulu Toplantıları

Fiziki yönetim kurulu toplantılarına bir diğer alternatif ise yönetim kurulu toplantılarının elektronik ortamda yapılmasıdır. Elektronik yönetim kurulu toplantısı sayesinde yönetim kurulu üyeleri dünyanın herhangi bir yerinden yönetim kurulu toplantısına katılabileceği gibi fiziki olarak yapılan yönetim kurulu toplantısına birtakım üyelerin elektronik ortamda katılması da mümkündür.

Kanuni dayanağı TTK m. 1527/2 olan elektronik yönetim kurulu toplantısı sisteminin usul ve esasları Ticaret Şirketlerinde Anonim Şirket Genel Kurulları Dışında Elektronik Ortamda Yapılacak Kurullar Hakkında Tebliğ’de[1] (“Tebliğ”) düzenlenir. Şirketlerin TTK ve Tebliğ’de yer alan şart ve koşulları yerine getirmelerinin ve toplantı yapmaya olanak sağlayan elektronik toplantı sistemini (“Elektronik Toplantı Sistemi”) kurmalarının ardından, yönetim kurulu toplantıları elektronik ortamda yapılabilir.

Şirketin Yükümlülükleri

Elektronik ortamda yönetim kurulu toplantısı yapmak isteyen şirketin şu adımları tamamlaması gerekir: 

  • Şirket esas sözleşmesinde, elektronik yönetim kurulu toplantılarının yapılmasına olanak sağlayan aşağıdaki hükmün yer alması zorunludur. Aksi halde, şirket yönetim kurulu toplantılarını elektronik ortamda yapamaz. Şirketin mevcut esas sözleşmesinde bu hükmün yer almadığı hallerde, şirket genel kurulunun toplanarak esas sözleşmenin tadil edilerek bu hükmün eklenmesine karar vermesi gerekir.
Şirketin yönetim kurulu toplantısına katılma hakkına sahip olanlar bu toplantılara, Türk Ticaret Kanununun 1527. maddesi uyarınca elektronik ortamda da katılabilir. Şirket, Ticaret Şirketlerinde Anonim Şirket Genel Kurulları Dışında Elektronik Ortamda Yapılacak Kurullar Hakkında Tebliğ hükümleri uyarınca hak sahiplerinin bu toplantılara elektronik ortamda katılmalarına ve oy vermelerine imkan tanıyacak Elektronik Toplantı Sistemini kurabileceği gibi bu amaç için oluşturulmuş sistemlerden de hizmet satın alabilir. Yapılacak toplantılarda şirket sözleşmesinin bu hükmü uyarınca kurulmuş olan sistem üzerinden veya destek hizmeti alınacak sistem üzerinden hak sahiplerinin ilgili mevzuatta belirtilen haklarını Tebliğ hükümlerinde belirtilen çerçevede kullanabilmesi sağlanır.”

Bununla birlikte, Ticaret Bakanlığı Covid-19 salgının yayılmasının önlenmesi amacıyla 20 Mart 2020 tarihinde bir duyuru yayımlamıştır. Bu duyuru ile, mevcut esas sözleşmesinde elektronik ortamda toplantı yapılmasına imkan sağlayan hüküm bulunmayan şirketlerin, bu dönemde gerçekleştirmeyi planladıkları yönetim kurulu toplantılarını elektronik ortamda yapabilmeleri için Merkezi Kayıt Kuruluşu Anonim Şirketi’nden destek hizmeti alarak Elektronik Yönetim Kurulu Sistemi[2] üzerinden yapabilecekleri, ilgili esas sözleşme değişikliğinin ise bundan sonra yapılacak ilk genel kurul toplantısında gerçekleştirilebileceği belirtilmiştir.[3]

  • Yönetim kurulu toplantısının elektronik ortamda yapılabilmesi için şirketin çoklu ses ve görüntü aktarımına olanak sağlayan, yönetim kurulu üyelerin görüş ve önerilerini bildirebilecekleri, oy kullanabilecekleri ve kararları güvenli elektronik imza ile imzalayabilecekleri bir toplantı sistemini kurması gerekir. Şirket bu amaca yönelik bir internet sitesine kendisi sahip olabileceği gibi, bu konuda bir bilişim sisteminden destek hizmeti de alabilir. Örneğin, yukarıda da belirtildiği gibi, Merkezi Kayıt Kuruluşu Anonim Şirketi’nin elektronik yönetim kurulu yapılmasına olanak sağlayan “Elektronik Yönetim Kurulu Sistemi” adlı bir bilişim sistemi bulunmaktadır.
  • Kurulumun ardından şirket, Elektronik Toplantı Sistemi’nin TTK ve Tebliğ hükümlerine uygunluğunu, Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu (TÜBİTAK), Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu veya bünyesinde asgari CISA sertifikası bulunan personele sahip ve denetim yapmaya yetkilendirilmiş şirketlere bir teknik rapor hazırlatarak tespit ettirir. Bu kurumlar tarafından düzenlenecek teknik raporu şirket ilgili ticaret sicili müdürlüğüne tescil ve ilan ettirir. [4] Elektronik Toplantı Sistemi, Tebliğ m. 15’te düzenlenen güvenlik kriterlerine ve teknik özelliklere[5] sahip olmalıdır.
  • Şirket, elektronik ortamda oy kullanımı, görüntü ve ses naklinin yapılabilmesi için, hem toplantının yapıldığı yerde hem de yönetim kurulu üyesinin fiilen bulunduğu yerde bilgisayar temin etmek, internet bağlantısını kurmak, bilgisayarda web kamerası, ses kartı, mikrofon ve en önemlisi toplantı tarzı bir müzakere ve tartışmanın gerektirdiği sağlam bir yazılımı çalışır durumda tutmak gibi gerekli teknik hazırlıkları yapmakla yükümlüdür.[6]
  • Elektronik Toplantı Sistemi’ne ilişkin kullanım koşulları şirketin internet sitesinde yayımlanır.
  • Şirket, Elektronik Toplantı Sistemi’nde yapılan tüm işlemlere ilişkin kayıtları ve toplantıya elektronik ortamda katılan yönetim kurulu üyelerinin kimlik bilgilerini, elektronik ortamda, bunların gizlilik ve bütünlüklerini de sağlayarak on (10) yıl süreyle saklar.

Elektronik Yönetim Kurulu Toplantısının İşleyişi

Tebliğ’in 9. maddesine göre, elektronik yönetim kurulu toplantısının işleyişi şu şekildedir:

  • Yönetim kurulu toplantısına çağrı ile birlikte elektronik ortamda toplantıya katılma ve oy kullanmaya ilişkin bilgi ve belgeler şirketin internet sitesinde erişime hazır bulundurulur.
  • Toplantıya elektronik ortamda katılmak isteyen yönetim kurulu üyesi, şirketin internet sitesinde bulundurulacak elektronik ortamda toplantıya katılma talepnamesini, toplantı tarihinden bir (1) gün öncesine kadar güvenli elektronik imza ile imzalayarak şirketin kayıtlı elektronik posta (“KEP”) hesabına iletir. Yönetim kurulu üyesinin elektronik ortamda toplantıya katılması başkanın veya diğer üyelerinin iznine bağlı değildir; üyenin elektronik ortamda toplantıya katılacağını bildirmesi yeterlidir.[7]
  • Şirket, iletilen katılma talepnamelerini aldıktan sonra elektronik katılacak yönetim kurulu üyesinin Elektronik Toplantı Sistemi’ne erişimi için gerekli tanımlamaları yapar ve üyenin KEP hesabına bu durumu bildirir.
  • Elektronik Toplantı Sistemi, yönetim kurulu toplantısından bir (1) saat önce erişime açılır. 
  • Yönetim kurulu üyesi, güvenli elektronik imzasını kullanarak sisteme giriş yapar.
  • Yönetim kurulu üyesi, gündeme ilişkin görüşlerini Elektronik Toplantı Sistemi üzerinden yazılı veya sesli olarak iletir, önerilerde bulunur ve gündem maddesini oylar.
  • Oylama sonucu ve varsa muhalefet beyanları toplantı başkanı tarafından yönetim kurulu kararına eklenir.
  • Yönetim kurulu kararları güvenli elektronik imza ile imzalanabilecekleri gibi, daha sonra, fiziki imza ile de kayıt altına alınabilirler.[8]
  • Tescil edilmesi zorunlu kararlar Merkezi Sicil Kayıt Sistemi’ne (MERSİS) aktarılarak, ilgili ticaret sicil müdürlüğüne tescil ve ilan ettirilir.

Yönetim kurulu alacağı bir karar ile Tebliğ’de düzenlenen yukarıdaki usuli işlemlerden farklı esaslar da belirleyebilir.

Toplantının elektronik ortamda yapılmasının TTK’da veya esas sözleşmede düzenlenen toplantı ve karar nisaplarına herhangi bir etkisi bulunmaz. Alınacak karara ilişkin esas sözleşmede aksine ağırlaştırıcı bir hüküm bulunmadığı durumda, elektronik ortamda yapılacak yönetim kurulu toplantılarında da yönetim kurulu üye tam sayısının çoğunluğu ile toplanır ve toplantıda hazır bulunan üyelerin çoğunluğu ile karar alır.

Sonuç

TTK, yönetim kurulu kararı almak için fiziki yönetim kurulu toplantısının yanı sıra iki metot daha öngörür. Bu metotlar elden dolaştırma yöntemi ile yönetim kurulu toplantılarının elektronik ortamda yapılmasıdır.

Yönetim kurulu üyelerinden hiçbirinin toplantı yapılması isteminde bulunmaması halinde, üyelerden biri yönetim kurulu kararı şeklinde hazırladığı önerisini diğer yönetim kurulu üyelerine gönderebilir. Her üye bulunduğu yerde bu yazılı öneriyi basarak imzalayabilir. Üyelerin imzalarının aynı kağıtta bulunması şartı aranmaz. Farklı kağıtlarda bulunan imzalı kopyalar toplanarak yönetim kurulu karar defterine yapıştırılır. Elden dolaştırma yöntemi, fiziki toplantı yapılamadığı hallerde uygulanabilecek en kolay karar alma yöntemidir, ancak bu yöntemde toplantı yapılmaksızın karar alındığı için ağırlaştırılmış karar nisabı geçerlidir ve geçerli bir karar alabilmek için gerekli karar nisabı üye tamsayısının çoğunluğudur.

Fiziki toplantılara alternatif ikinci metot ise yönetim kurulu toplantılarının elektronik ortamda yapılmasıdır. Yönetim kurulu toplantısının elektronik ortamda yapılabilmesi için, Covid-19 salgını süresince istisnası olmakla birlikte şirketin esas sözleşmesinde buna ilişkin bir hüküm bulunması[9] ve Elektronik Toplantı Sistemi’ne sahip olması veya üçüncü kişilerden bu konuda destek hizmeti alması gerekir. Elektronik Toplantı Sistemi’nin etkin katılıma elverişliliğinin bir teknik rapor ile ispatlanmalı ve bu rapor ticaret sicil müdürlüğünce tescil ve ilan edilmelidir. Ayrıca, şirket bu yolla oy kullanmanın TTK ve Tebliğ’de düzenlenen diğer tüm şartlarını yerine getirmeli ve gerekli tüm araçları üyelere sağlamalıdır.

[1] RG, S. 28396,  29.08.2012.

[2] Elektronik Yönetim Kurulu Sistemi, Merkezi Kayıt Kuruluşu A.Ş.’nin anonim şirket yönetim kurulu toplantılarının elektronik ortamda yapılmasını sağlayan bir bilişim sistemidir.

[3] Duyuru için lütfen bakınız: https://covid19.ticaret.gov.tr/ic-ticaret/duyuru/sirket-sozlesmelerinde-kurul-toplantilarinin-elektronik-ortamda-gerceklestirilmes

[4] Teknik rapor, üç yılda bir yenilenerek, ilgili ticaret sicili müdürlüğüne tescil ve ilan ettirilmelidir. 

[5] Tebliğ’in 15. maddesi uyarınca, Elektronik Toplantı Sistemi gerekli tüm işlemlerin yapılabilmesini sağlayan tasarım ve kapasiteye, yedekleme ve felaketten kurtarma planlarına, yetkisiz erişimlere ve saldırılara karşı gerekli ağ ve sistem güvenliğine; toplantı yerinden elektronik ortamda ses ve görüntü aktarımı sağlayacak, mesajlaşma gerçekleştirecek, birden çok güvenli elektronik imzanın seri ve paralel olarak atılabilmesini destekleyecek, sisteme erişim taleplerine mümkün olan en kısa sürede cevap iletebilecek ve güvenli elektronik imzayla imzalanacak işlemleri destekleyecek alt yapıya sahip olmalıdır.

[6] Gürpınar: Anonim Şirket Yönetim Kurulu Toplantılarının Şekli ve Elektronik Toplantı Sistemi. Marmara Üniversitesi Hukuk Fakültesi Hukuk Araştırmaları Dergisi 19 / 2, Aralık 2013, s.1116

[7] Gürpınar, s. 1115.

[8] TTK, Madde 1527 Gerekçesi, https://www.lexpera.com.tr/mevzuat/gerekceler/turk-ticaret-kanunu-madde-gerekceleri/1/madde-1527, Erişim tarihi: 19.04.2020

[9] Yukarıda açıklandığı gibi Ticaret Bakanlığı’nın duyurusu doğrultusunda Covid-19 salgını süresince esas sözleşmede ilgili hüküm olmasa dahi, yönetim kurulu toplantıları Merkezi Kayıt Kuruluşu A.Ş.’den destek hizmeti alarak Elektronik Yönetim Kurulu Sistemi üzerinden yapılabilir. İlgili esas sözleşme değişikliği ise takip eden ilk genel kurul toplantısında yapılabilir.