Ercüment Erdem Prof. Dr. H. Ercüment Erdem

Yönetim Kurulu Üyelerinin Bilgi Alma Ve İnceleme Hakkı

Haziran 2016

Giriş

Anonim şirketlerde yönetim kurulu üyelerine tanınan haklardan biri de şirkete ilişkin bilgi alma ve inceleme hakkıdır. Şirkete ilişkin önemli bilgi ve belgelerin incelenmesi, yönetim kurulu üyelerinin görev ve sorumluluklarını yerine getirebilmesi için kaçınılmazdır. Bir yönetim kurulu üyesinin şirkete ilişkin bir konudan haberdar olmamasının kendisini sorumluluktan kurtarmayacağı düşünüldüğünde bilgi alma ve inceleme hakkının önemi ortaya çıkar. 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nda (“TTK”) anonim şirkette yönetim kurulu üyelerinin şirket hakkında bilgi alma ve inceleme haklarının kapsamı mülga 6762 sayılı Türk Ticaret Kanunu’na (“eTTK”) göre daha geniştir. Yönetim kurulu üyelerinin bilgi alma ve inceleme hakları TTK m. 392’de yönetim kurulu toplantıları sırasında ve dışında olmak üzere ikili bir ayrımla düzenlenir. Bu hüküm ayrıca bilgi alma ve inceleme hakkının kullanım usulü ve dava yollarına ilişkin düzenlemeler içerir.

Genel Olarak

eTTK m. 331 uyarınca, yönetim kurulu üyelerinin, şirketi temsil etmekle ve ortaklık işlerini görmekle görevlendirilen temsilci veya yöneticilerden işlerin gidişi veya bazı belirli iş ve işlemler hakkında bilgi alma hakkı bulunurdu. Ancak yönetim kurulu üyelerinin şirket defter ve evraklarını incelemesi yönetim kurulu başkanının onayına bağlıydı. TTK ile getirilen düzenlemede ise her bir yönetim kurulu üyesi bakımından bilgi alma ve inceleme hakkının kullanımı toplantı sırasında sınırsız ve toplantı dışında sınırlı olmak üzere ikiye ayrılarak düzenlenir; buna karşın toplantıdan önce bu hakkın kullanımına ilişkin bir hüküm yer almaz. Aşağıda bilgi alma ve inceleme hakkının kullanımı zamansal olarak incelenir.

Toplantı Öncesinde Bilgi Alma ve İnceleme Hakkı

TTK kapsamında yönetim kurulu üyelerinin toplantılardan önce bilgi almasına ilişkin açık bir hüküm bulunmaz. Gerçekte bu hak toplantı dışında bilgi alma kapsamında da değerlendirilebilir. Ancak konunun önemi açısından ayrı bir başlık altında ele alınmalıdır.

Yönetim kurulu üyelerinin görevlerini yerine getirmeleri ve yönetim kurulu toplantısının etkili ve verimli bir şekilde yürütülmesi için yönetim kurulu üyelerinin toplantı öncesinde müzakere edilecek konulara ilişkin bilgi sahibi olması gerekir. Toplantı gündemine ilişkin bilgi ve belgelerin toplantı esnasında sunulması, karmaşık yönetim kurulu kararlarının etkin bir biçimde verilebilmesi için yeterli değildir. Bu nedenle, bu bilgi ve belgelerin yönetim kurulu toplantısı öncesi üyelere sunulması, gerekiyorsa yönetim kurulu başkanı tarafından bu konular hakkında üyelere bilgi verilmesi gerekir[1]. Böylece, aşağıda açıklanacak olan yönetim kurulu üyelerinin toplantı sırasında TTK m. 392(1) uyarınca kullanacakları bilgi ve belge talep etme hakkının kullanılması da kolaylaşır. Bu bilgi ve belgelerin toplantıdan ne kadar süre önce verilmesine ilişkin şirket esas sözleşmesinde düzenleme varsa, buna uyulmalıdır. Böyle bir hükmün yokluğunda, yönetim kurulu üyelerine eşit işlem ilkesi çerçevesinde gerekli hazırlığı yapmalarını sağlayacak bir süre verilmelidir. Bu süre toplantı gündeminde yer alan konuların niteliğiyle de yakından ilgilidir. Dürüstlük kuralı süreyi belirlemekte rehberdir.

Toplantı Sırasında Bilgi Alma ve İnceleme Hakkı

Her bir yönetim kurulu üyesi, bilgi alma ve inceleme hakkını yönetim kurulu toplantısı sırasında serbestçe ve herhangi bir sınırlamaya tabi olmadan kullanır. Bu yetki yönetim kurulu toplantısında kullanılır, doğrudan yöneticiler çağrılarak veya onlara başvurularak kullanılamaz. TTK m. 392(1) uyarınca her yönetim kurulu üyesi şirketin tüm iş ve işlemleri hakkında bilgi isteyebilir, soru sorabilir, inceleme yapabilir. Bir üyenin istediği, herhangi bir defter, defter kaydı, sözleşme, yazışma veya belgenin yönetim kuruluna getirtilmesi, kurulca veya üyeler tarafından incelenmesi ve tartışılması ya da herhangi bir konu ile ilgili yöneticiden veya çalışandan bilgi alınması reddedilemez. Yönetim kurulu üyesine verilecek bilgi ayrıntılı, amaca uygun ve bilgi istemini karşılar nitelikte olmalıdır.

Bilgi alma hakkı şirketin iş ve işlemleriyle sınırlıdır ve diğer yönetim kurulu üyelerinin özel işlerini kapsamaz (bu özel iş ve işlemler şirket işleriyle ilgili olmadığı sürece). Örneğin yönetim kurulu üyesinin rekabet yasağına ilişkin konular bu kapsamdadır.

TTK m. 392(2) ise, yönetim kurulu üyelerine şirketin yönetimiyle görevli kişilere soru sorma hakkı verir, bu sorular cevapsız bırakılamaz. Bu kişiler, talep edildiği takdirde, yönetim kurulu toplantılarında bilgi vermekle yükümlüdürler. Şirketin yönetimiyle görevli kişiler kapsamına yönetim kurulunun bütün diğer üyeleri, murahhaslar, müdürler, ticari mümessiller, ticari vekiller, yönetimin gözetimi altında özel yetki verilmiş memurlar, şirket çalışanları ve bizzat kendi yetkisi dâhilinde şirket işlerini icra eden kişiler dâhildir. Buna karşın şirkete iş sözleşmesi dışında bir sözleşme ilişkisiyle bağlı olanların, örneğin acentelerin, komisyoncuların, tellalların, aracı kurumların, durumu kendi sözleşmeleri çerçevesinde değerlendirilir.

Bilgi alma ve inceleme hakkı, yönetim kurulu tarafından kurul olarak kullanılmaz; üyelik sıfatı sebebiyle her bir üyenin kişiliğine tanınır. Bunun bir sonucu olarak, üyeliğin sona ermesiyle bu hak da sona erer. Her bir yönetim kurulu üyesinin sahip olduğu bu hakkın kullanılması engellenemeyeceği gibi, TTK’nın düzenlemelerini aşacak şekilde de güçleştirilemez[2]. Bilgi alma ve inceleme hakkının kullanımı, yönetim kurulu toplantısı gündeminde bulunmadığı gerekçesiyle reddedilemez[3].

Toplantı Dışında Bilgi Alma ve İnceleme Hakkı

TTK m. 392(3) uyarınca, her yönetim kurulu üyesi, yönetim kurulu toplantıları dışında, yönetim kurulu başkanının izniyle, şirket yönetimiyle görevlendirilen kişilerden, işlerin gidişi ve belirli münferit işler hakkında bilgi alabilir ve görevinin yerine getirilebilmesi için gerekliyse, yönetim kurulu başkanından, şirket defterlerinin ve dosyalarının incelemesine sunulmasını isteyebilir. Yönetim kurulu başkanı ise, bu izni, TTK m. 392(4)’e göre yönetim kurulundan alır. Bir başka deyişle, bu halde de yönetim kurulu üyelerinin toplantı sırasında kullanacakları bilgi alma hakkının kapsamı aynı kalır; ancak üyeler için yönetim kurulu başkanından, yönetim kurulu başkanı için ise yönetim kurulundan izin almak gerekir. Bu izin herhangi bir şekle bağlı değildir.

Yönetim kurulu başkanı izni verirken takdir yetkisini kullanır. Başkanın yetkisinin sınırlarını dürüstlük kuralı ve eşit işlem ilkesi belirler. Bu kapsamda, hem yönetim kurulu başkanı ve üyeleri arasında hem de yönetim kurulu üyeleri arasında toplantı sırasında veya toplantı dışında bilgi alma ve inceleme hakkının kullanımı bakımından bir fark gözetilmez. Bu eşitlik imtiyaz yaratılarak da bozulamaz. Bu hüküm yönetim kurulu başkanının diğer üyelere göre bu açıdan bir üstün hakkı olmadığını göstermesi açısından da önemlidir (“primus enter pares”). Bazı üyelerin diğerlerinden daha fazla bilgi alma hakkına sahip olmasını düzenleyen esas sözleşme hükümleri geçersizdir.

Yönetim kurulu başkanı keyfi hareket ederek, talebi incelemeden reddetmemeli, taraflı hareket etmemeli veya eşit işlem ilkesine aykırı davranmamalıdır. Buna karşılık, yönetim kurulu başkanının izin verme yetkisi de sınırlandırılamaz, kaldırılamaz, devredilemez veya onaya bağlanamaz.

Bilgi Alma ve İnceleme Talebinin Reddi

Yönetim kurulu başkanının, bir üyenin toplantı dışında bilgi alma ve inceleme hakkının kullanımı talebini reddetmesi halinde, TTK m. 392(4) uyarınca, konu iki gün içinde yönetim kuruluna getirilir. Bu toplantı, fiziki veya elektronik ortamda yapılabileceği gibi karar elden dolaştırma yoluyla da alınabilir. Talebi reddedilen üye, bu yönetim kurulu toplantısına ve oylamaya katılabilir. TTK m. 390(1)’e göre karar, hazır bulunan üyelerinin çoğunluğunun olumlu oyuyla alınır. Yönetim kurulu başkanı kurulun oyu ile bağlıdır. Ancak eğer bilgi edinme hakkının kullanılması şirket menfaatine aykırı ise başkanın TTK m. 392(4) uyarınca mahkemeye başvurabileceği kabul edilir[4].

Yönetim kurulu iki günlük sürede toplanmaz veya istem reddedilirse, talepte bulunan üye, TTK m. 392(4)’e dayanarak, şirket merkezinin bulunduğu yerdeki asliye ticaret mahkemesinden talebinin değerlendirilmesini isteyebilir. Aynı hüküm, TTK m. 392(1) uyarınca toplantı sırasında talep edilen bilgi ve belgelerin sağlanmasının veya soruların cevaplanmasının reddedilmesi halinde de uygulanır. Mahkeme, istemi dosya üzerinden inceleyerek karar bağlayabilir, verilen karar kesindir. Yönetim kurulu başkanının bilgi alma taleplerinde izin merci olan yönetim kurulunun talebi reddetmesi halinde, ikinci bir yönetim kurulu toplantısına gerek olmaksızın başkan, mahkemeye başvurabilir.

Bilgi Alma ve İnceleme Hakkının Kapsamı

Yukarıda açıklandığı üzere, yönetim kurulu üyelerinin toplantı sırasında kullanacakları bilgi alma hakkı, anonim şirketin tüm iş ve işlemlerini kapsar. Bu kapsamda şirkete ait defter, defter kaydı, sözleşme, yazışma veya belgeler incelenebilir. Toplantı sırasında bilgi alma hakkı, “gizlilik” veya “şirket veya işletme sırrı olma” gerekçeleriyle sınırlandırılamaz, reddedilemez. TTK m. 392(1)’in gerekçesine göre, bunun üç nedeni vardır: (i) güvenilmeyen kişi üye seçilmemelidir, (ii) TTK m. 369 uyarınca ağır bir özen yükümü söz konusudur, (iii) bilgi sızdırma cezai yaptırıma bağlıdır.

TTK m. 392(3) hükmü gereği, yönetim kurulu üyeleri toplantı dışında, “işlerin gidişi” ve “belirli münferit işler” hakkında yönetim kurulu başkanının iznine bağlı olarak bilgi alabilirler. Bilgi alma hakkının kapsamının belirlenmesi açısından bu kavramların açıklanması yerinde olur.

İşlerin Gidişi. Bu ifade ile belli bir süre içinde şirkette olup biten gelişmelerin bütünü kastedilir. Bir işletme alanı veya işlem grubuna ilişkin olarak bu kapsamda bilgi talep edilir. Örneğin, işletmenin satış ve hasılat durumu, karlılığı, piyasa payı ve rekabet gücü hakkında genel bilgiler bu kapsamda değerlendirilir. Şirketin daha önce koymuş olduğu hedeflerden hangilerinin gerçekleşip gerçekleşmediği, şirketin genel ekonomik ve finansal durumu, beklenilmeyen olayların şirket üzerindeki etkileri de işlerin gidişine ilişkin bilgi olarak kabul görür.

Münferit İşler. Bu ifade ile daha somut işler ve konular kastedilir. Örneğin, bir önceki toplantıda görüşülen işler, bir ortaklık kazanımı, açılacak bir şube için imzalanacak bir kira sözleşmesi veya belirli bir alandaki AR-GE faaliyetleri münferit işlerdendir[5].

Ayrıca, birden fazla şirketin birlikte yönetildiği holding veya şirketler topluluğu şeklindeki yapılarda, ana şirket yönetim kurulu üyeleri, yavru şirketlere ilişkin bilgi talep edebilirler. TTK m. 200 hükmü de unutulmamalıdır.

Bunların yanı sıra, yönetim kurulu üyelerinin elde ettikleri bilgi ve belgelerin kopyalarını alma yetkisinden de söz edilmelidir. Bu konuda TTK’da bir açıklık yoktur. Esas sözleşme ve yönetim kurulu kararıyla bilgi alma hakkı genişletilerek buna izin verilebilir. Ancak bu genişleme sadece belgelerin incelenip kopyalanarak üzerinde çalışılması şeklinde mümkün olabilir; yoksa bilgi alma hakkı alınan kopyaların kişisel olarak saklanmasını içermez[6].

Sonuç

Yönetim kurulu üyelerinin görev ve yetkilerini yerine getirebilmeleri için olmazsa olmaz bir unsur olan bilgi alma ve inceleme hakkı, TTK m. 392 kapsamında eTTK’ya nazaran oldukça geniş bir şekilde düzenlenir. Buna göre yönetim kurulu üyelerinin, yönetim kurulu toplantısı sırasında ve dışında şirket hakkında bilgi alma ve defter ve dosyaları inceleme hakkı bulunur. TTK’da açıkça düzenlenmemesine rağmen, bilgi alma hakkının toplantı öncesinde de toplantı gündemini oluşturan konular hakkında üyelere bilgi ve belge sunulmasını içerdiği kabul edilmelidir. Toplantı sırasında üyeler, sınırsız şekilde bilgi ve belge talep edebilir, yönetimle görevlendirilen kişiler veya komitelere soru sorabilir, defter ve dosyaları inceleyebilirler. Toplantı dışında bilgi alma ve inceleme hakkı, işlerin gidişi ve belirli münferit işlere ilişkin olarak; yönetim kurulu üyeleri tarafından yönetim kurulu başkanından, yönetim kurulu başkanı için de yönetim kurulundan izin alınmak suretiyle kullanılır. İstemin reddi üzerine yapılacak yönetim kurulunda da talep reddedilirse, talep eden üye mahkemeye başvurabilir.



[1] Hasan Pulaşlı, Yeni Türk Ticaret Kanunu’na Göre Yönetim Kurulu Üyelerinin Bilgi Alma ve İnceleme Hakkı, Marmara Üniversitesi Hukuk Fakültesi Hukuk Araştırmaları Dergisi, Cilt: 18, Sayı: 2, 2012, s. 588.

[2] Pulaşlı, s. 591.

[3] Ünal Tekinalp, Sermaye Ortaklıklarının Yeni Hukuku, Vedat Kitapçılık, İstanbul 2015, s. 272, p. 12-101.

[4] Tekinalp, 273 p. 12-102.

[5] Hediye Bahar Sayın, Türkiye Barolar Birliği Dergisi Sayı: 124, 2016, s. 491.

[6] Ömer Korkut, Erzincan Üniversitesi Hukuk Fakültesi Dergisi, C. X, S. 3-4, 2006, s. 523.