Ercüment Erdem Av. Naciye Yılmaz

Anonim Şirketlerde Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları

Aralık 2012

Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları ile Bu Toplantılarda Bulunacak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Temsilcileri Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) 28.11.2012 tarih ve 28481 sayılı Resmi Gazete’de yayımlandı.

Kapsam

Yönetmeliğin 2. maddesi uyarınca, Yönetmeliğin kapsamı “Bakanlık (Gümrük ve Ticaret Bakanlığı) temsilcisinin bulunmasızorunlu olan anonimşirket genel kurul toplantılarının belirlenmesi, anonimşirket genel kurul toplantılarında uygulanacak usul ve esaslarve toplantılarda bulunacak Bakanlık temsilcilerinin görev, yetki ve nitelikleri ile bunlara yapılacaködemeler,şirketlerin genel kurul çalışmalarının esas ve usullerine ilişkin kurallarıiçereniçyönergede bulunacak asgari unsurlar, genel kurula katılma ve oy kullanma hakkınıkullanacak olan pay veya pay senetlerinin tevdi edildiği kişiler, tevdi edilen kişilerin bağlıolduklarıesas ve usuller ile temsil belgesinin içeriği” olarak belirlenmiştir.

Bu yazı kapsamında, genel kurul toplantılarında uygulanacak usul ve esaslardan toplantıların yapılmasına dair olanlar ele alınacaktır.

Toplantı çeşitleri

Yönetmelik, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nda (“TTK”) genel anlamda düzenlenen genel kurul toplantılarına ilişkin detayları ortaya koyar. Bu kapsamda, olağan ve olağanüstü genel kurul toplantıları ile imtiyazlı pay sahipleri özel kurulu toplantısı anonim şirketlerde yapılan ilgili toplantılar olarak belirtilir.

Olağan genel kurul toplantılarında; organların seçimi, finansal tablolar, yıllık faaliyet raporu, kara ilişkin hususlar, yönetim kurulu üyelerinin ibrası ile faaliyet dönemi içinde gerekli görülen diğer konular görüşülür.

Olağanüstü genel kurul toplantıları, olağan toplantılar dışında, şirket için toplantı yapılması gerekli ve acele ise yapılan toplantılardır.

Bu toplantılara ek olarak, şirket payları arasında imtiyazlı payların bulunması ve ana sözleşmede yapılacak değişiklik ile imtiyazlı pay sahiplerinin haklarının kısıtlanması söz konusu ise, belirtilen değişiklik kararının onaylanması için imtiyazlı pay sahipleri özel kurulu toplanır. Ancak, ilgili genel kurul toplantısında imtiyazlı payları temsil eden sermayenin %60 veya daha fazla oranda bizzat veya temsilcileri aracılığıyla bulunması ve çoğunluğunun genel kurulda ana sözleşme değişikliğine olumlu oy vermeleri halinde, ayrıca imtiyazlı pay sahipleri özel kurulu toplantısı yapılmasına gerek yoktur.

Toplantı zamanı

Yönetmeliğin 7. maddesi uyarınca, olağan genel kurul toplantıları her hesap dönemi sonundan itibaren3ay içinde yapılır. Olağanüstü genel kurul toplantıları ise, gerek bulunması halinde yapıldığından herhangi bir zaman belirlemesine tabi değildir.

İmtiyazlı pay sahipleri özel kurulu, yukarıda belirtilen türden bir ana sözleşme değişikliğine karar verilmesi durumunda, bu karar tarihinden itibaren 1 ay içinde toplantıyaçağrılır. Çağrıya rağmen imtiyazlı pay sahipleri özel kurulu toplanamazsa, genel kurul kararı onaylanmış sayılır.

Toplantı yeri

Genel kurul toplantıları, şirket ana sözleşmesinde aksi düzenlenmediği takdirde, şirketin merkezinin bulunduğu mülki idare birimi sınırları içinde yapılır.Toplantının bu yerden başka bir yerde veya yurt dışında yapılabilmesi ana sözleşmede açıkça düzenlenmesine bağlıdır.

Toplantıya dair ilan edilen çağrıda, toplantı yerinin doğru ve detaylı olarak belirtilmesi gerekir.

Toplantıya çağrı

Yönetmeliğin 9. maddesinde, TTK’da farklı hükümlerde düzenlenen genel kurulu toplantıya çağırmaya yetkililer ve mahkeme izni bir başlık altında toplanmıştır. Yönetmeliğin daha sonraki maddelerinde ise, çağrı usulü, genel kurulun toplantıya çağrılmasına dair ilanın içeriği ve çağrısız toplantıya dair esaslar belirlenir.

Bu kapsamda, kural olarak genel kurul yönetim kurulu tarafından toplantıya çağrılır. Yönetim kurulunun bulunmaması, toplanamaması veya toplantı nisabının oluşmasına olanak bulunmadığı takdirde ise, genel kurul, TTK’nın 410. maddesi uyarınca mahkemeden izin alan herhangi pay sahibi tarafından toplantıya çağırılabilir.

Şirkette azlığı oluşturan pay sahipleri (şirket sermayesinin en az %10’u, halka açık anonim şirketlerde ise en az %5’i veya ana sözleşmede öngörülmüşse daha az bir oran ile azlığı oluşturan pay sahipleri) de genel kurulun toplantıya çağrılmasını yönetim kurulundan talep edebilir. Bu talep noter aracılığı ile ve yazılı olarak yapılmalıdır.

Bunlara ek olarak, Yönetmeliğin 9(5) maddesi uyarınca kayyım, 9(6) maddesi uyarınca ise, tasfiye halinde tasfiye memurları genel kurulu toplantıya çağırabilir.

Yönetmeliğin 10. maddesi uyarınca, genel kurul toplantıdan en az 2 hafta önce toplantıya çağrılır. Belirtilen 2 hafta hesaplanırken, ilan ve toplantı günleri dikkate alınmaz.

Yönetmeliğin 11. maddesinde, ilanın içeriği detaylı bir şekilde ortaya konulurken, 12. maddede, genel kurulun çağrısız olarak toplanması düzenlenir. Şu kadar ki, “bütün pay sahipleri veya temsilcileri, aralarından biri itirazda bulunmadığıtakdirde,çağrı usulüne uyulmaksızın genel kurul olarak toplanabilir”.

Toplantıya katılım ve toplantıda oy hakkı

Yönetim kurulu tarafından hazırlanan genel kurula katılabilecekler listesinde yer alan her pay sahibi veya temsilcisi genel kurula katılabilir. Temsilci pay sahibi olmak zorunda değildir, şu kadar ki, temsilcinin pay sahibi olmasını öngören ana sözleşme hükümleri geçersiz sayılır.

Her pay sahibinin genel kurulda en az bir oy hakkı bulunur. Bununla birlikte, oy hakkının doğması için pay bedelinin dörtte birinin veya ana sözleşmede daha yüksek bir miktar öngörülmüşse bu bedelin ödenmesi gerekir.

Bakanlık temsilcisi bulundurma zorunluluğuna son verilmesi

Kural olarak genel kurul toplantılarında bakanlık temsilcisi bulundurma zorunluluğuna son verilmiştir. Ancak aşağıda sayılan toplantılarda bakanlık temsilcisi bulundurulması zorunludur:
- Kuruluşve ana sözleşme değişikliği işlemleri Bakanlık iznine tabi olanşirketlerin bütün genel kurul toplantılarında,
- Diğer şirketlerde ise gündeminde;

  • sermayenin arttırılmasıveya azaltılması,
  • kayıtlısermaye sistemine geçilmesi ve kayıtlısermaye sistemindençıkılması,
  • kayıtlısermaye tavanının arttırılmasıveya faaliyet konusunun değiştirilmesine ilişkin ana sözleşme değişikliği,
  • birleşme, bölünme veya tür değişikliği

konularıbulunan genel kurul toplantıları,
- Genel kurula elektronik ortamda katılım sistemini uygulayanşirketlerin genel kurul toplantıları,
- Yurt dışında yapılacak bütün genel kurul toplantıları,
- Yurt dışında yapılacak imtiyazlıpay sahipleriözel kurul toplantıları.

Yürürlük

Yönetmelik hükümleri, yönetim kurulunun ibrasında ve yönetim kurulu aleyhine sorumluluk davası açılmasında imtiyazlı oy kullanılamayacağına dair 19/2(b) maddesi ile internet sitesinde ilan zorunluluğunu düzenleyen hükümler dışında yayımı tarihinde yürürlüğe girer. Belirtilen düzenlemelerin yürürlüğü ise, sırasıyla, 01.07.2013 ve 01.10.2013 tarihleridir.